El hablar de presupuestos está en boca de todos. En las empresas del estado, del sector privado, del tercer sector, en casa, en fin en todas partes se habla de presupuestos. Es como si intuitivamente supiéramos que es algo importante, que hay que hacer. Pero ¿y qué es un presupuesto? Yo lo defino como una herramienta para el control de gestión, como un plan integrador y coordinador que se expresa en términos financieros respecto a las operaciones y recursos que forman parte de la empresa para un periodo determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta dirección. Esto  implica definir cuáles serán los ingresos y pagos que se efectuarán a lo largo del período presupuestado, establecer prioridades, asignar responsables y posteriormente evaluar las desviaciones para tomar los correctivos necesarios.

En síntesis, el proceso presupuestal es una herramienta muy valiosa para la empresa ya que motiva a la alta gerencia a definir los objetivos básicos, a identificar concretamente las fuentes de ingresos y egresos, a reflexionar sobre la estructura de costos y gastos, a evaluar oportunidades de ahorro y a definir planes de contingencia ante la caída de ingresos o el eventual aumento de  los costos y gastos. Adicionalmente propicia a que se defina la estructura organizacional adecuada, determinando la responsabilidad y autoridad de cada una de las partes que integran la organización.

Hablemos ahora del presupuesto financiero, el cual permite contrastar los recursos económicos disponibles vs los presupuestados. Primero que todo, analice cuáles van a ser sus fuentes de ingreso. Detállelas, asigne responsables y situé esos ingresos en el tiempo. Acá cabe preguntarse si existe un plan claro y preciso que respalde esas cifras de ingresos. ¿Qué dice el comportamiento histórico?, ¿qué dice la situación macroeconómica, ¿qué está ocurriendo en el sector? Todas estas consideraciones nos dan un buen marco de referencia para hacer creíble el presupuesto de ingresos que es el motor de la actividad de cualquier empresa o negocio.

Ahora viene lo más fácil que es la presupuestación de inversiones en activos fijo, normalmente llamada CAPEX. Esta incluye maquinaria, equipo, solares, muebles, equipos de oficina, flota de transporte, etc. No caiga en ningún extremo de sub o sobre estimar las inversiones requeridas. Los dos son igualmente nocivos. Sea realista, estime a cuánto ascienden y especialmente tenga en mente que estos activos tendrán que ayudarme a hacer más eficiente mi operación mejorando sustancialmente el ratio de ventas/activos. Si no  va a lograr esa mejoría debería preguntarse si está tomando la decisión correcta.

Una vez terminada la presupuestación del CAPEX continuamos con la de costos y los gastos operativos OPEX, los cuales incluyen todos los gastos, los gastos operacionales que incluyen servicios públicos, mantenimiento de las instalaciones, maquinarias y equipos, gastos de administración y ventas, remuneración del personal, es decir sueldos, salarios y prestaciones sociales, viáticos, comisiones, etc.  Otro ítem importante a considerar es el del gasto de publicidad, promoción y entrenamiento. Estos son mandatorios. No los puede dejar de lado. En épocas de crisis siempre se cae en la tentación de eliminarlos, o recortarlos en el mejor de los casos, lo cual constituye un grave error ya que estos garantizan la sostenibilidad del negocio en el mediano y largo plazo de la empresa.

Una vez que tenga clara su base de ingresos, sus necesidades de inversión y de funcionamiento  tendrá que definir cómo financiará este presupuesto: con capital propio o con deuda. Esto implica establecer con claridad en donde  buscará la financiación, términos y condiciones de esta, tasa y plazos de pago del principal y de los intereses. Si está presupuestando invertir en activos fijos, ¿cómo se financiará? seguramente la respuesta será con créditos de largo plazo, teniendo en cuenta que el activo servirá para generar ingresos en el mediano y largo plazo sin pretender devolver el crédito a corto plazo lo cual sería una carga enorme sobre el flujo de caja de la compañía. ¿Qué está ocurriendo con mi presupuesto de ingresos? Entre más largos sean los plazos de financiación para los clientes con toda seguridad se requerirá un mayor apoyo de la financiación vía deuda o capital de trabajo.

Como hemos visto el presupuesto ofrece enormes beneficios y recompensas en la medida que se efectué de manera seria y ordenada. La alta dirección debe promover la adopción de la cultura presupuestal: esta es la brújula que nos conduce en tiempos de bonanza o de incertidumbre. Presupueste sus ingresos, sus gastos, sus inversiones, defina los flujos monetarios e identifique el déficit de financiación y empiece  a visualizar cómo lo va a cubrir.